Acordul de prelucrare a datelor

Prezentul acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal („Acordul”) face parte din condițiile de utilizare a serviciului Friendzy („Condițiile”) încheiate între:

• comerciantul care instalează sau utilizează aplicația Friendzy în magazinul său Shopify („Comerciantul”), în calitate de operator; și
• SWARMSOFT S.R.L., societate română cu sediul social în municipiul Cluj-Napoca, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J12/3072/2015, cod unic de înregistrare 35103599 („SWARMSOFT”), în calitate de persoană împuternicită de operator,

denumite fiecare „Partea” și împreună „Părțile”.

Comerciantul acceptă Acordul prin instalarea aplicației Friendzy sau prin acceptarea Condițiilor, oricare dintre acestea intervine prima. La cerere, SWARMSOFT pune la dispoziție un exemplar semnat cu semnătură electronică calificată; exemplarul semnat și textul publicat reprezintă același acord.

1. Definiții

Termenii „date cu caracter personal”, „prelucrare”, „operator”, „persoană împuternicită de operator”, „persoană vizată”, „încălcarea securității datelor cu caracter personal” și „autoritate de supraveghere” au înțelesul prevăzut de Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”). În plus:

• „Datele Comerciantului”: datele cu caracter personal pe care SWARMSOFT le prelucrează în numele Comerciantului pentru a furniza Friendzy în magazinul acestuia, astfel cum sunt descrise în Anexa I.
• „Subîmputernicit”: o persoană împuternicită de operator pe care SWARMSOFT o recrutează pentru a prelucra Datele Comerciantului.
• „Legislația privind protecția datelor”: GDPR, Legea nr. 190/2018 și orice altă lege privind protecția datelor aplicabilă prelucrării.
• „Shopify”: Shopify Inc. și entitățile afiliate acesteia, a căror platformă o utilizează Comerciantul și prin intermediul căreia se instalează Friendzy.

2. Domeniul de aplicare și rolurile Părților

2.1 În privința Datelor Comerciantului, Comerciantul are calitatea de operator, iar SWARMSOFT pe cea de persoană împuternicită de operator.

2.2 Acordul nu se aplică datelor cu caracter personal pentru care SWARMSOFT are ea însăși calitatea de operator, descrise în nota de informare privind confidențialitatea, disponibilă la adresa https://friendzy.ro/privacy. Între acestea se numără:

• contul propriu al Comerciantului, facturarea și relația de asistență dintre Comerciant și SWARMSOFT;
• jurnalele de funcționare, rapoartele de erori și indicatorii de utilizare ai SWARMSOFT;
• site-ul său, activitatea sa de prospectare comercială și programul său de afiliere.

2.3 Contul cumpărătorului. Contul Friendzy al unui cumpărător este un cont unic, pe care cumpărătorul îl folosește în toate magazinele care utilizează Friendzy: nume, adresă de e-mail, imagine de profil, descriere, parola stocată sub formă de hash sau legătura cu un cont de autentificare extern. Pentru acest cont, SWARMSOFT are calitatea de operator, iar contul nu face parte din Datele Comerciantului. Activitatea cumpărătorului în magazinul Comerciantului (sesiuni, mesaje, mesaje vocale, proiecte salvate, atribuirea achizițiilor și celelalte prelucrări din Anexa I) face parte din Datele Comerciantului. Atunci când Comerciantul solicită ștergerea datelor unui cumpărător (clauza 9), se șterg datele aferente magazinului respectiv. Contul în sine se șterge atunci când niciun alt magazin nu mai deține date despre cumpărător.

2.4 Condițiile proprii ale Shopify privind prelucrarea datelor reglementează exclusiv relația dintre Comerciant și Shopify. Ele nu se aplică aplicației Friendzy, iar Acordul nu se aplică Shopify.

3. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

3.1 Obiectul. Furnizarea Friendzy în magazinul Comerciantului:

• sesiuni comune de cumpărături, mesaje, mesaje vocale, apeluri, navigare împreună;
• consultanții magazinului, camerele pentru creatori, proiectele salvate, recompensele, atribuirea achizițiilor;
• evenimentele transmise către instrumentele proprii ale Comerciantului;
• asistentul Friendzy, dacă abonamentul Comerciantului îl include.

Detaliile se regăsesc în Anexa I.

3.2 Durata. De la instalarea Friendzy de către Comerciant până la ștergerea datelor potrivit clauzei 12. Obligațiile privind ștergerea, confidențialitatea și auditul rămân în vigoare până la ștergerea tuturor Datelor Comerciantului.

3.3 Natura și scopul. Colectarea, stocarea, transmiterea către participanții la sesiune, afișarea, consultarea, agregarea și ștergerea, exclusiv în scopul furnizării Friendzy către Comerciant, cumpărătorii și personalul acestuia, potrivit configurației stabilite de Comerciant (Anexa I).

3.4 Persoanele vizate și categoriile de date. Potrivit Anexei I. Nu se urmărește prelucrarea unor categorii speciale de date cu caracter personal. Comerciantul nu va configura Friendzy pentru a le colecta și își va informa cumpărătorii să nu le comunice în mesaje.

4. Instrucțiunile Comerciantului

4.1 SWARMSOFT prelucrează Datele Comerciantului numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Comerciantului, inclusiv în ceea ce privește transferurile către o țară terță, cu excepția cazului în care o obligație în acest sens îi revine în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care i se aplică. În acest caz, SWARMSOFT îl informează pe Comerciant cu privire la obligația legală respectivă înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru din motive importante legate de interesul public (art. 28 alin. (3) lit. (a) GDPR).

4.2 Instrucțiunile documentate ale Comerciantului sunt:

• Condițiile și prezentul Acord;
• configurarea Friendzy de către Comerciant în panoul de administrare: cine vede Friendzy, paginile private, datele pe care le văd consultanții, recompensele, consultanții și creatorii pe care îi invită, asistentul Friendzy și destinațiile pe care le alege pentru evenimentele din sesiuni;
• orice altă instrucțiune scrisă convenită de Părți.

4.3 SWARMSOFT îl informează imediat pe Comerciant dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă Legislația privind protecția datelor (art. 28 alin. (3) al doilea paragraf GDPR).

4.4 Responsabilitățile Comerciantului. Comerciantul răspunde de:

• legalitatea prelucrării pe care o dispune, inclusiv temeiul juridic al acesteia;
• informarea cumpărătorilor și a personalului său, prin propria notă de informare privind confidențialitatea, cu privire la faptul că utilizează Friendzy;
• obținerea oricărui consimțământ cerut în magazinul său de Legislația privind protecția datelor sau de normele privind confidențialitatea comunicațiilor electronice;
• configurarea, pentru tema sa, a paginilor private și a elementelor excluse din Friendzy;
• orice destinație către care îi cere SWARMSOFT să transmită date (fluxurile sale Shopify Flow sau o adresă web aleasă de el), precum și orice transfer pe care îl implică această destinație.

5. Confidențialitatea

SWARMSOFT se asigură că persoanele autorizate să prelucreze Datele Comerciantului s-au angajat să respecte confidențialitatea sau au o obligație legală adecvată de confidențialitate (art. 28 alin. (3) lit. (b) GDPR). Accesul este limitat la persoanele care au nevoie de el pentru a furniza, a sprijini sau a securiza Friendzy.

6. Securitatea prelucrării

6.1 SWARMSOFT aplică măsurile tehnice și organizatorice prevăzute în Anexa II. Acestea asigură un nivel de securitate corespunzător riscului (art. 28 alin. (3) lit. (c) și art. 32 GDPR).

6.2 SWARMSOFT poate actualiza aceste măsuri pe măsură ce tehnologia și riscurile evoluează, cu condiția ca nivelul de protecție să nu scadă.

7. Subîmputerniciții

7.1 Autorizarea generală. Comerciantul acordă SWARMSOFT o autorizare generală scrisă de a recruta Subîmputerniciții enumerați în Anexa III (art. 28 alin. (2) GDPR).

7.2 Notificarea modificărilor. SWARMSOFT îl notifică pe Comerciant cu cel puțin 30 de zile înainte de orice adăugare sau înlocuire preconizată a unui Subîmputernicit. Notificarea se trimite prin e-mail la adresa contului Comerciantului și se publică în lista de la adresa https://friendzy.ro/subprocessors.

7.3 Obiecțiunile. Comerciantul poate formula obiecțiuni întemeiate pe motive legate de protecția datelor în acest termen. Părțile analizează apoi obiecțiunea cu bună-credință. Dacă nu se ajunge la o soluție, Comerciantul poate înceta să folosească funcția în cauză sau poate dezinstala Friendzy, caz în care ștergerea are loc potrivit clauzei 12.

7.4 Transmiterea obligațiilor. SWARMSOFT impune fiecărui Subîmputernicit, prin contract, obligații de protecție a datelor care asigură același nivel de protecție ca prezentul Acord. SWARMSOFT rămâne pe deplin răspunzătoare față de Comerciant pentru îndeplinirea obligațiilor fiecărui Subîmputernicit (art. 28 alin. (4) GDPR).

7.5 Nu sunt Subîmputerniciți. Următorii nu prelucrează Datele Comerciantului în calitate de persoane împuternicite ale SWARMSOFT:

• Shopify;
• instrumentele proprii ale Comerciantului și destinațiile alese de acesta;
• furnizorii de autentificare pe care un cumpărător îi alege pentru propriul cont Friendzy (Google, Facebook, Shop);
• serverele STUN publice pe care browserul cumpărătorului le contactează direct pentru a stabili un apel.

Aceștia sunt menționați în nota de informare privind confidențialitatea.

8. Transferurile internaționale

8.1 SWARMSOFT are sediul în România.

• Magazinele direcționate către UE la instalare (după țara magazinului): sesiunile se desfășoară pe servere situate în Germania.
• Magazinele direcționate către SUA: sesiunile se desfășoară în Statele Unite.
• Pentru toate magazinele, inclusiv cele din UE, mesajele și proiectele salvate sunt replicate în Statele Unite, iar atribuirea achizițiilor, indicatorii de utilizare și jurnalele de depanare sunt păstrate în Statele Unite.

Anexa III indică locația fiecărui Subîmputernicit.

8.2 SWARMSOFT transferă Datele Comerciantului în afara SEE numai cu respectarea capitolului V din GDPR:

• în temeiul unei decizii privind caracterul adecvat, inclusiv al Cadrului UE-SUA privind protecția datelor, pentru un destinatar certificat; sau
• în temeiul clauzelor contractuale standard adoptate prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914 a Comisiei, Modulul trei (de la persoana împuternicită la persoana împuternicită), împreună cu orice măsuri suplimentare pe care evaluarea țării de destinație le arată necesare.

8.3 Atunci când Comerciantul este stabilit în afara SEE, iar SWARMSOFT îi returnează sau îi pune la dispoziție Datele Comerciantului, clauzele contractuale standard din Decizia (UE) 2021/914, Modulul patru (de la persoana împuternicită la operator), sunt încorporate în Acord prin trimitere. SWARMSOFT are calitatea de exportator de date, Comerciantul pe cea de importator de date, iar detaliile se regăsesc în Anexa I.

8.4 La cerere, SWARMSOFT îi comunică Comerciantului mecanismul de transfer utilizat pentru fiecare Subîmputernicit.

9. Asistența privind drepturile persoanelor vizate

9.1 Ținând seama de natura prelucrării, SWARMSOFT îl asistă pe Comerciant prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în măsura în care acest lucru este posibil, pentru a răspunde cererilor de exercitare a drepturilor prevăzute în capitolul III din GDPR (art. 28 alin. (3) lit. (e) GDPR).

9.2 Cererile pe care Shopify le transmite în numele Comerciantului.

SWARMSOFT identifică cumpărătorul după adresa de e-mail și după identificatorul de client Shopify.

customers/data_request. SWARMSOFT îi trimite Comerciantului, prin e-mail adresat proprietarului magazinului, datele pe care le-ar șterge o cerere customers/redact:

• profilul Friendzy al cumpărătorului și legăturile cu conturile de autentificare externe;
• mesajele cumpărătorului din magazinul respectiv;
• proiectele salvate și sesiunile cumpărătorului din magazinul respectiv;
• recompensele păstrate pentru cumpărător sau pentru identificatorul său de client, precum și camerele pentru creatori la care a participat.

customers/redact. În termen de 30 de zile, SWARMSOFT șterge datele magazinului respectiv despre cumpărător:

• mesajele, mesajele vocale și notificările de mesaje ale cumpărătorului;
• textul citat și reacțiile cumpărătorului din mesajele altor participanți;
• proiectele salvate, datele de sesiune și recompensele cumpărătorului;
• legătura cumpărătorului cu contul de autentificare pentru magazinul respectiv și prezența sa în publicul camerelor pentru creatori.

Contul Friendzy al cumpărătorului se șterge dacă niciun alt magazin nu mai deține date despre acesta.

Datele unui cumpărător care nu s-a autentificat niciodată în Friendzy sunt anonime și nu pot fi asociate cu o cerere; acestea se șterg la expirarea termenelor din Anexa I. Nici atribuirea achizițiilor nu poate fi asociată cu o cerere, întrucât nu conține nume, adresă de e-mail sau identificator de client; identificatorii acesteia se elimină după 30 de zile (Anexa I, rândul 8).

9.3 Dacă o persoană vizată se adresează direct SWARMSOFT cu privire la Datele Comerciantului, SWARMSOFT o îndrumă să se adreseze Comerciantului. Dacă îl poate identifica pe Comerciant, SWARMSOFT îi transmite acestuia cererea fără întârzieri nejustificate. SWARMSOFT nu răspunde ea însăși cererii decât la instrucțiunea Comerciantului sau atunci când Legislația privind protecția datelor o impune.

10. Alte forme de asistență

Ținând seama de natura prelucrării și de informațiile de care dispune, SWARMSOFT îl asistă pe Comerciant în îndeplinirea obligațiilor care îi revin potrivit art. 32-36 GDPR (art. 28 alin. (3) lit. (f) GDPR): securitatea prelucrării, notificarea încălcărilor securității datelor, evaluările impactului asupra protecției datelor și consultarea prealabilă. Asistența care depășește informațiile din prezentul Acord și din anexele sale poate fi facturată la un cost rezonabil.

11. Încălcarea securității datelor cu caracter personal

11.1 SWARMSOFT îl notifică pe Comerciant fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în cel mult 48 de ore de la momentul în care ia cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează Datele Comerciantului. Notificarea se trimite prin e-mail la adresa contului Comerciantului.

11.2 Notificarea cuprinde, în măsura în care sunt cunoscute la acel moment:

• natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ al persoanelor vizate și al înregistrărilor în cauză;
• un punct de contact;
• consecințele probabile;
• măsurile luate sau propuse.

Informațiile care nu sunt încă disponibile se transmit ulterior, în etape, fără întârzieri nejustificate.

11.3 SWARMSOFT ia măsuri rezonabile pentru a limita încălcarea și a-i atenua efectele. SWARMSOFT cooperează la notificările pe care Comerciantul le adresează autorității sale de supraveghere și persoanelor vizate. Aceste notificări rămân în sarcina Comerciantului.

11.4 Notificarea unei încălcări de către SWARMSOFT nu constituie o recunoaștere a vinovăției sau a răspunderii.

12. Ștergerea și returnarea datelor la încetare

12.1 Când Comerciantul dezinstalează Friendzy, Shopify îi trimite SWARMSOFT o cerere shop/redact, de regulă la 48 de ore după dezinstalare. În termen de 30 de zile de la primirea cererii, SWARMSOFT șterge Datele Comerciantului aferente magazinului respectiv, sub rezerva clauzei 12.3 (art. 28 alin. (3) lit. (g) GDPR):

• evidența magazinului Comerciantului și setările acestuia, inclusiv setările webhook;
• mesajele, mesajele vocale, proiectele salvate, datele de sesiune, indicatorii de utilizare, atribuirea achizițiilor și jurnalele de depanare ale magazinului;
• consultanții magazinului, istoricul sesiunilor și tokenurile de autentificare ale acestora;
• creatorii și moderatorii magazinului și tokenurile de autentificare ale acestora;
• evidențele de autentificare ale personalului magazinului.

12.2 Înainte de dezinstalare, Comerciantul poate solicita în scris SWARMSOFT o copie a Datelor Comerciantului într-un format utilizat în mod curent și care poate fi citit automat. SWARMSOFT o furnizează dacă cererea sosește înainte de ștergere.

12.3 Excepții privind păstrarea.

• Datele pe care dreptul Uniunii sau dreptul intern o obligă pe SWARMSOFT să le păstreze se păstrează numai în acest scop și pe această durată.
• Datele șterse pot rămâne în copiile de siguranță ale SWARMSOFT până la expirarea acestora:
  • copiile criptate efectuate în fiecare noapte: 30 de zile;
  • copiile zilnice ale furnizorului bazei de date: 7 zile.
  • Copiile de siguranță nu sunt readuse în exploatare decât pentru remedierea unui incident, iar datele șterse înainte de restaurare se șterg din nou.
• Jurnalele de funcționare, care conțin identificatori, dar nu și textul mesajelor, expiră după 30 de zile.

12.4 Datele aflate deja la participanții la o sesiune nu se află sub controlul SWARMSOFT. Între acestea se numără copiile mesajelor păstrate în browserul cumpărătorului, care rămân acolo până când cumpărătorul se deconectează, își șterge contul Friendzy sau golește spațiul de stocare al browserului. În afara acestor situații, SWARMSOFT nu le poate șterge.

12.5 Pe durata Acordului, Datele Comerciantului se șterg potrivit termenelor din Anexa I.

13. Informarea și auditul

13.1 SWARMSOFT pune la dispoziția Comerciantului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 GDPR (art. 28 alin. (3) lit. (h) GDPR): prezentul Acord, anexele sale, lista actuală a Subîmputerniciților și răspunsuri la întrebările scrise rezonabile.

13.2 Dacă aceste informații nu sunt suficiente, SWARMSOFT permite și contribuie la audituri, inclusiv inspecții, efectuate de Comerciant sau de un auditor independent mandatat de acesta.

• Comerciantul trimite o notificare scrisă cu cel puțin 30 de zile înainte.
• Cel mult o dată la 12 luni, cu excepția situației în care a avut loc o încălcare a securității datelor sau în care o autoritate de supraveghere o solicită.
• În timpul programului de lucru, fără a perturba serviciul.
• Cu respectarea confidențialității.
• Comerciantul își suportă propriile costuri.
• Auditul nu se extinde asupra datelor altor comercianți și nici asupra spațiilor Subîmputerniciților. Pentru acestea, SWARMSOFT pune la dispoziție certificările sau rapoartele proprii ale Subîmputernicitului, atunci când există.

14. Răspunderea

14.1 Răspunderea fiecărei Părți în temeiul Acordului este supusă limitărilor și excluderilor de răspundere prevăzute în Condiții.

14.2 Nicio prevedere a Acordului nu limitează răspunderea vreuneia dintre Părți față de persoanele vizate în temeiul art. 82 GDPR și nici răspunderea care nu poate fi limitată în mod legal.

15. Ordinea de prioritate, modificarea și durata

15.1 În caz de neconcordanță între Acord și Condiții cu privire la prelucrarea Datelor Comerciantului, prevalează Acordul. În caz de neconcordanță între clauzele contractuale standard încorporate prin clauza 8.3 și Acord, prevalează clauzele respective.

15.2 SWARMSOFT poate actualiza Acordul pentru a reflecta modificările Legislației privind protecția datelor, ale Friendzy sau ale Subîmputerniciților săi.

• Modificările semnificative se notifică cu cel puțin 30 de zile înainte de aplicare.
• O modificare nu reduce protecția de care beneficiază Datele Comerciantului potrivit Acordului.
• Fiecare versiune este datată și rămâne disponibilă.

15.3 Acordul rămâne în vigoare atât timp cât SWARMSOFT prelucrează Datele Comerciantului.

16. Legea aplicabilă și instanța competentă

16.1 Acordul este guvernat de legea română.

16.2 Litigiile decurgând din Acord sunt de competența instanțelor din municipiul Cluj-Napoca, România, fără a aduce atingere drepturilor persoanelor vizate și competenței autorităților de supraveghere.

16.3 Versiunea în limba engleză prevalează asupra oricărei traduceri.

---

Anexa I: Descrierea prelucrării

UE = Germania (Frankfurt); SUA = Statele Unite. Un magazin este direcționat o singură dată, la instalare, către UE sau către SUA, după țara sa.

Persoanele vizate:

• cumpărătorii și vizitatorii magazinului Comerciantului, anonimi sau autentificați;
• personalul Comerciantului care deschide aplicația;
• consultanții pe care îi invită Comerciantul;
• creatorii pe care îi invită Comerciantul și moderatorii camerelor acestora.

Frecvența: continuă, cât timp Friendzy este instalat.

Date sensibile: nu se urmărește prelucrarea lor (clauza 3.4).

Nr.	Prelucrarea	Persoanele vizate	Categoriile de date cu caracter personal	Locul	Durata păstrării
1	Mesaje	Cumpărători, consultanți, creatori	Textul mesajului, ora, adresa paginii (fără parametrii de interogare), produsele trimise, răspunsurile cu citat, reacțiile, modificările, confirmările de citire și indicatorul de scriere, numele afișat și imaginea autorului	AWS, UE și SUA (replicat)	90 de zile de la trimitere
2	Mesaje vocale	Cumpărători, personal	Înregistrări audio	AWS, în regiunea magazinului	90 de zile
3	Apeluri între prieteni	Cumpărători	Datele de conectare schimbate între participanți, inclusiv adresele IP. Sunetul și imaginea circulă direct între browsere și nu sunt stocate	Serverul de timp real, regiunea magazinului	Nu se stochează
4	Scena din camerele pentru creatori	Creatori, cumpărători aflați pe scenă	Sunet și imagine în direct, retransmise prin Cloudflare; nu se stochează	Rețeaua Cloudflare	Nu se stochează
5	Navigare împreună	Cumpărători	Conținutul paginii în timp real, navigarea, mișcările mouse-ului și derularea, transmise membrilor sesiunii. Câmpurile formularelor sunt mascate, la fel ca numele și adresa de e-mail ale cumpărătorului și orice adresă afișată în pagină; restul textului din pagină apare așa cum este	Serverul de timp real, regiunea magazinului	Nu se stochează; se păstrează doar un număr total pe magazin
6	Starea sesiunii	Cumpărători, consultanți	Membrii, numele afișate, adresele de e-mail, identificatorii dispozitivelor, numele din invitații, pagina curentă a fiecărui membru și ultimii 40 de pași de navigare (niciunul pe paginile de cont, coș, finalizare a comenzii și comenzi), produsele din coș potrivit setării magazinului și permisiunii cumpărătorului, produsele alese și fixate, conversația cu asistentul Friendzy	Serverul de timp real, regiunea magazinului	21 de zile de la ultima utilizare a sesiunii (unele chei între 10 minute și 7 zile)
7	Proiecte salvate	Cumpărători	Produsele alese; trimise prin e-mail cumpărătorului, la cerere	AWS, UE și SUA (replicat); copie pe dispozitiv	90 de zile de la ultima salvare (server); 180 de zile (dispozitiv)
8	Atribuirea achizițiilor	Cumpărători	Valoarea comenzii, moneda, tokenul de finalizare a comenzii, identificatorii Friendzy de vizitator, dispozitiv și sesiune, rolul, creatorul, identificatorul consultantului, data. Fără nume, e-mail, adresă, număr de comandă sau produse	MongoDB Atlas, SUA	30 de zile cu identificatori; ulterior se păstrează numai totaluri anonime
9	Datele privind sosirea în magazin	Cumpărători	Campania, parametrii UTM, domeniul de proveniență, identificatorii dispozitivelor sub formă de hash	MongoDB Atlas, SUA	30 de zile
10	Recompense pentru cumpărătorii autentificați	Cumpărători	Numărul de client din magazin, păstrat sub forma unui cod ireversibil	Serverul de timp real, regiunea magazinului	400 de zile; recompensele care îl așteaptă pe cumpărător, 24 de ore
11	Consultanții magazinului	Consultanți	Numele, adresa de e-mail, identificatorul de personal Shopify, statutul, programul de lucru, momentele invitării, activării și ultimei activități, tokenurile de autentificare (sub formă de hash)	Google Cloud, UE	Cât timp Friendzy este instalat; se șterg potrivit clauzei 12.1
12	Istoricul sesiunilor consultanților	Consultanți	Identificatorul și numele consultantului, identificatorul sesiunii, timpul de așteptare și durata, numărul de mesaje (fără text), rezultatul	Google Cloud, UE	Ca la rândul 11
13	Alertele pentru consultanți	Consultanți	Abonamentul la notificările browserului (alertele conțin doar numele magazinului și un link)	Serverul de timp real, regiunea magazinului	90 de zile
14	Creatori și moderatori	Creatori, moderatori	Numele, adresa de e-mail, numele paginii, statutul, tokenurile de autentificare (sub formă de hash)	Google Cloud, UE; moderatorii și pe serverul de timp real	Cât timp Friendzy este instalat; se șterg potrivit clauzei 12.1; copia de pe serverul de timp real, 180 de zile
15	Jurnalul de moderare	Cumpărători, gazde	Cine ce a făcut, cui și când (fără textul mesajelor)	Serverul de timp real, regiunea magazinului	30 de zile
16	Consultarea datelor despre client și comenzi de către consultanți	Cumpărători	Numele din Shopify al cumpărătorului autentificat, adresa de e-mail, numărul de comenzi, etichetele, suma cheltuită, ultimele 5 comenzi (denumire, dată, stare, total, cel mult 5 denumiri de produse). Numai dacă Comerciantul acordă permisiunile opționale	Citite în timp real din Shopify și afișate consultantului care preia sesiunea	Nu se stochează
17	Asistentul Friendzy	Cumpărători	Numele magazinului, numele afișat al cumpărătorului, cel mult 8 mesaje de cel mult 2.000 de caractere. Numai în abonamentele care îl includ	Anthropic, SUA; conversația se păstrează ca la rândul 6	Potrivit condițiilor API Anthropic; copia Friendzy, ca la rândul 6
18	Evenimente transmise instrumentelor Comerciantului	Cumpărători	Către Shopify Flow: identificatorul clientului, când este cunoscut, identificatorul sesiunii, o pagină, invitații, canalul, minutele, recompensa. Către adresa web a Comerciantului: aceleași, fără pagină	Destinația aleasă de Comerciant	Răspunderea Comerciantului
19	Atribuirea pe comandă	Cumpărători	Atribute ale coșului care indică sesiunea, rolul și momentul	Comanda Shopify a Comerciantului	Durata de păstrare a comenzilor stabilită de Comerciant
20	Modul de depanare	Cumpărători (în mod incidental)	Mesajele din consola paginii magazinului, calea paginii, un identificator aleatoriu de sesiune; tokenurile, adresele de e-mail și parametrii de interogare sunt eliminați. Numai cât timp personalul SWARMSOFT activează modul de depanare pentru magazinul respectiv, pentru a remedia o problemă	MongoDB Atlas, SUA	3 zile
21	Limitarea frecvenței cererilor și protecția împotriva abuzurilor	Toate persoanele vizate	Adresele IP, folosite numai drept chei	Serverul de timp real, regiunea magazinului	Între 60 de secunde și o oră; nu sunt înscrise în nicio bază de date și în niciun jurnal
22	Autentificarea personalului în aplicație	Personalul Comerciantului	Identificatorul de personal Shopify, numele, adresa de e-mail, limba, indicatorii de proprietar și colaborator	Google Cloud, UE	Se șterg la dezinstalare
23	Pe dispozitivul cumpărătorului	Cumpărători	Tokenul de autentificare (cel mult un an), identificatorul de vizitator, numărul de vizite, grupul de lansare, datele privind sosirea, copii ale sesiunii și ale mesajelor, preferințele	Browserul cumpărătorului	Până la golirea spațiului de stocare al browserului; copiile mesajelor se șterg la deconectare și la ștergerea contului

Contul Friendzy al cumpărătorului (numele, adresa de e-mail, imaginea de profil, descrierea, parola sub formă de hash sau legătura cu un cont de autentificare extern, precum și numele din magazin pe care cumpărătorul alege să îl folosească) aparține SWARMSOFT (clauza 2.3).

Pentru clauza 8.3 (Comercianți din afara SEE). Ce poate fi pus la dispoziția Comerciantului:

• exportul de date la cerere (clauza 9.2);
• evenimentele de la rândul 18;
• atributele comenzii de la rândul 19;
• ceea ce văd consultanții și personalul în panoul de administrare Friendzy.

Anexa II: Măsuri tehnice și organizatorice

Fiecare dintre măsurile de mai jos este aplicată.

Criptarea în tranzit

• HTTPS pentru fiecare conexiune.
• Antetele HSTS, no-sniff și no-referrer și o politică de securitate a conținutului.
• Linkurile către mesajele vocale și către spațiul de stocare sunt presemnate și au o valabilitate scurtă.

Criptarea datelor stocate

• Criptarea oferită de furnizorii de cloud pentru bazele de date (Cloud SQL, DynamoDB) și pentru spațiul de stocare (S3).
• Copii de siguranță criptate cu AES-256.
• Stocate numai sub formă de hash ireversibil:
  • parolele (bcrypt);
  • toate tokenurile de autentificare și de invitație (SHA-256);
  • recompensele sunt indexate după un cod ireversibil al numărului de client.
• Criptate în aplicație: tokenul de reîmprospătare Shopify, tokenurile de invitație ale consultanților și secretele webhook.

Controlul accesului

• Tokenuri de sesiune Shopify pentru panoul de administrare.
• Tokenuri semnate, cu algoritm fix, pentru cumpărători, consultanți și creatori, fiecare legat de magazinul pentru care a fost emis.
• Accesul consultanților și al creatorilor poate fi revocat.
• Un consultant vede datele Shopify ale unui cumpărător numai cât timp preia sesiunea acestuia.
• Administrarea de către personalul SWARMSOFT este protejată prin autentificare în doi pași.
• Fiecare serviciu are propria identitate în cloud, limitată la resursele de care are nevoie.
• Serverul de timp real din UE nu are niciun port public deschis.

Separarea între comercianți

• Fiecare sesiune, mesaj, înregistrare și proiect salvat este verificat în raport cu magazinul căruia îi aparțin tokenul și originea cererii.
• Cererile care indică un alt magazin sunt refuzate.

Integritatea

• Semnăturile webhook și cele ale proxy-ului de aplicație Shopify sunt verificate în timp constant, la fel ca tokenul dintre servere.
• Evenimentele trimise la adresa web a Comerciantului sunt semnate, iar adresa este verificată din nou înainte de fiecare transmitere.

Protecția împotriva abuzurilor

• Limite de frecvență pe adresă, pe magazin și pe sesiune pentru autentificare, mesaje, invitații, încărcări și punctele de acces pentru pixel, pentru pâlnia de conversie și pentru depanare.
• Blocarea încercărilor repetate de ghicire a cheilor de invitație.

Reducerea la minimum a datelor

• Adresele de e-mail ale cumpărătorilor sunt eliminate din ceea ce primesc ceilalți participanți.
• Nu se păstrează calea paginii pe paginile de cont, coș, finalizare a comenzii și comenzi.
• Parametrii de interogare sunt eliminați din adresele stocate.
• Din pixelul de finalizare a comenzii se păstrează numai câmpurile enumerate.
• Identificatorii dispozitivelor sunt stocați sub formă de hash în indicatorii de utilizare.
• Adresele IP nu se stochează.
• Jurnalele și rapoartele de erori nu conțin textul mesajelor sau antetele cererilor, iar serverele noastre nu înscriu în ele adrese IP; un raport de eroare trimis din browserul unui cumpărător conține însă adresa IP a acelui browser (Anexa III, Sentry).
• Din jurnalele de depanare sunt eliminate tokenurile și adresele de e-mail.
• Alertele nu conțin date despre cumpărători.
• Datele despre clienți din Shopify sunt citite în timp real și nu sunt copiate niciodată.
• Widgetul nu încarcă Google Fonts și nici alte fonturi de la terți.

Disponibilitatea și reziliența

• Copiile zilnice ale furnizorului bazei de date, cu posibilitatea restaurării la un anumit moment.
• Copii criptate efectuate în fiecare noapte, păstrate în altă locație.

Ștergerea

• Expirarea automată potrivit termenelor din Anexa I.
• Cererile Shopify privind confidențialitatea sunt soluționate potrivit clauzelor 9.2 și 12.1.

Organizarea

• Fiecare modificare este încercată de fondator pe o copie separată înainte de lansare.
• Un audit de securitate scris (1 octombrie 2026), ale cărui constatări sunt urmărite.
• Accesul personalului este limitat la cei care au nevoie de el (clauza 5).

Anexa III: Subîmputerniciții

Fiecare Subîmputernicit este ținut de un acord de prelucrare a datelor încheiat cu SWARMSOFT.

Subîmputernicitul	Ce face pentru Friendzy	Datele Comerciantului (rândurile din Anexa I)	Locul	Mecanismul de transfer
Google Cloud (Google Ireland / Google LLC)	Serverele și baza de date pentru aplicație și pentru serverul de timp real din UE; jurnalele de funcționare	6, 11-14, 22; sesiunile din UE; jurnalele	Germania (Frankfurt), inclusiv jurnalele	În SEE
Amazon Web Services	Baza de date pentru mesaje și proiecte salvate, stocarea mesajelor vocale și a copiilor de siguranță, coada de sarcini, trimiterea e-mailurilor (SES)	1, 2, 7; copiile de siguranță ale tuturor magazinelor	SUA (Ohio) și Germania (Frankfurt); e-mailurile în Suedia (Stockholm)	Germania și Suedia: în SEE; SUA: Cadrul UE-SUA privind protecția datelor sau clauzele contractuale standard
Oracle Cloud Infrastructure	Serverul de timp real pentru magazinele direcționate către SUA	3, 5, 6, 10, 13, 15, 21 pentru magazinele din SUA	SUA (Virginia)	Cadrul UE-SUA privind protecția datelor sau clauzele contractuale standard
MongoDB Atlas	Atribuirea achizițiilor, datele privind sosirea, jurnalele de depanare, indicatorii de utilizare	8, 9, 20	SUA (AWS, Virginia de Nord)	Cadrul UE-SUA privind protecția datelor sau clauzele contractuale standard
Cloudflare	DNS, tunelul din fața aplicației și a serverului de timp real din UE (traficul este decriptat la marginea rețelei sale), retransmiterea sunetului și imaginii de pe scena creatorilor	Tot traficul din UE, în tranzit; 4	Rețea globală	Cadrul UE-SUA privind protecția datelor sau clauzele contractuale standard
Anthropic	Asistentul Friendzy	17	SUA	Cadrul UE-SUA privind protecția datelor sau clauzele contractuale standard
Sentry (Functional Software)	Rapoarte de erori	În mod incidental: identificatori din rapoartele de erori; biblioteca din browser trimite adresa IP a vizitatorului odată cu fiecare raport	UE (Germania)	În SEE

Clauzele contractuale standard sunt cele adoptate prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914 a Comisiei (clauza 8.2).